Prawidłowe naliczanie zaliczek jest jednym z podstawowych elementów stabilnego funkcjonowania wspólnoty mieszkaniowej. To właśnie z miesięcznych wpłat właścicieli finansowane są bieżące zobowiązania wspólnoty, między innymi koszty utrzymania części wspólnych, media, konserwacje, przeglądy, ubezpieczenie czy planowane prace.
Zbyt niskie zaliczki mogą prowadzić do niedoboru środków i problemów z terminowym regulowaniem zobowiązań. Z kolei nieczytelne albo błędnie naliczone kwoty powodują pytania właścicieli i utrudniają Zarządowi kontrolę nad finansami.
Dlatego sposób naliczania zaliczek powinien być przejrzysty, oparty na aktualnych danych i zgodny z zasadami przyjętymi przez wspólnotę.
1. Zacznij od prawidłowo ustalonego planu kosztów
Podstawą naliczeń powinien być realistyczny plan kosztów wspólnoty. Powinien uwzględniać przewidywane wydatki związane z utrzymaniem nieruchomości w danym okresie.
W planie warto uwzględnić między innymi:
- koszty energii części wspólnych,
- sprzątanie i utrzymanie porządku,
- konserwacje i drobne naprawy,
- przeglądy techniczne,
- ubezpieczenie nieruchomości,
- opłaty bankowe i administracyjne,
- inne stałe zobowiązania wspólnoty.
Plan powinien opierać się na rzeczywistych kosztach z poprzednich okresów oraz uwzględniać przewidywane zmiany cen.
2. Stosuj właściwy sposób podziału kosztów
Nie wszystkie koszty wspólnoty muszą być rozliczane według tej samej zasady.
W zależności od rodzaju kosztu podstawą naliczenia może być na przykład udział właściciela w nieruchomości wspólnej, powierzchnia lokalu, liczba osób albo wskazania urządzeń pomiarowych.
Dlatego przed wykonaniem naliczeń należy dokładnie sprawdzić, jaka metoda wynika z obowiązujących zasad, uchwał oraz sposobu rozliczania danego kosztu.
Stosowanie niewłaściwego klucza podziału może powodować błędy na kartotekach właścicieli i późniejsze trudności z ich skorygowaniem.
3. Oddziel koszty wspólne od kosztów indywidualnych
W naliczeniach warto wyraźnie rozdzielać koszty dotyczące całej wspólnoty od kosztów przypisanych do konkretnego lokalu.
Właściciel powinien móc łatwo sprawdzić, z czego wynika miesięczna kwota do zapłaty.
Przejrzysty dokument może pokazywać osobno między innymi:
- koszty zarządu nieruchomością wspólną,
- fundusz remontowy, jeżeli został utworzony,
- zaliczki na wodę lub inne media,
- inne opłaty wynikające z przyjętych zasad rozliczeń.
Takie rozdzielenie ułatwia również Zarządowi późniejszą analizę wpływów i kosztów.
4. Aktualizuj dane właścicieli i lokali
Prawidłowe naliczenie zależy od poprawności danych znajdujących się w systemie księgowym.
Zmiana właściciela lokalu, powierzchni przyjmowanej do rozliczeń, liczby osób czy innych danych wpływających na wysokość opłat powinna zostać uwzględniona w odpowiednim terminie.
Dlatego ważne jest systematyczne aktualizowanie kartotek właścicieli i dokumentowanie zmian.
Nawet dobrze przygotowany sposób naliczeń nie da prawidłowego wyniku, jeżeli zostanie wykonany na nieaktualnych danych.
5. Kontroluj poprawność naliczeń przed ich wysłaniem
Przed przekazaniem właścicielom informacji o wysokości zaliczek warto wykonać kontrolę.
Należy sprawdzić między innymi:
- czy zastosowano aktualne stawki,
- czy naliczenia dotyczą właściwego okresu,
- czy prawidłowo zastosowano sposób podziału kosztów,
- czy uwzględniono wszystkie lokale,
- czy nie występują nietypowe lub przypadkowe różnice między lokalami.
Krótka kontrola przed zatwierdzeniem naliczeń może zapobiec wielu późniejszym korektom.
6. Każda zmiana zaliczki powinna być czytelna
Jeżeli wysokość miesięcznych opłat ulega zmianie, właściciel powinien otrzymać jasną informację, z czego ta zmiana wynika.
Nie wystarczy przekazać wyłącznie nowej kwoty.
Czytelna informacja powinna pozwalać ustalić:
- od kiedy obowiązuje nowa wysokość zaliczki,
- którego składnika dotyczy zmiana,
- jaka była wcześniejsza kwota,
- jaka jest nowa kwota,
- na jakiej podstawie dokonano zmiany.
Przejrzystość ogranicza liczbę pytań i ułatwia komunikację pomiędzy właścicielami a Zarządem.
7. Monitoruj, czy wysokość zaliczek odpowiada rzeczywistym kosztom
Raz ustalona zaliczka nie powinna być traktowana jako wartość, której nie trzeba już kontrolować.
Koszty wspólnoty mogą zmieniać się w ciągu roku. Wzrost cen energii, usług, ubezpieczenia czy innych wydatków może sprawić, że dotychczasowe wpłaty przestaną pokrywać bieżące zobowiązania.
Zarząd powinien więc okresowo porównywać:
- zaplanowane koszty,
- rzeczywiście poniesione wydatki,
- wartość naliczonych zaliczek,
- faktyczne wpłaty właścicieli.
Pozwala to odpowiednio wcześnie zauważyć ryzyko powstania niedoboru.
8. Rozliczaj media według przyjętych zasad
Zaliczki na media wymagają szczególnej uwagi, ponieważ ich wysokość często opiera się na prognozach albo wcześniejszym zużyciu.
Po zakończeniu okresu rozliczeniowego należy porównać pobrane zaliczki z rzeczywistymi kosztami i zużyciem, zgodnie z zasadami obowiązującymi we wspólnocie.
Rozliczenie powinno być czytelne zarówno dla właściciela, jak i dla Zarządu.
Ważne jest zachowanie ciągłości danych dotyczących odczytów, stawek, faktur oraz wcześniejszych rozliczeń.
9. Zadbaj o spójność naliczeń z kartotekami właścicieli
Każda miesięczna należność powinna zostać prawidłowo zaksięgowana na kartotece właściwego właściciela.
Dzięki temu można później jednoznacznie ustalić:
- wartość naliczonych opłat,
- dokonane wpłaty,
- ewentualne nadpłaty,
- aktualne zaległości,
- saldo na konkretny dzień.
Spójność pomiędzy naliczeniami a kartotekami jest szczególnie ważna przy zmianie właściciela lokalu, rozliczeniach rocznych oraz przejmowaniu księgowości od innej osoby lub firmy.
10. Zarząd powinien otrzymywać informacje o skutkach naliczeń
Dobra księgowość nie powinna ograniczać się do wygenerowania miesięcznych opłat.
Zarząd powinien mieć możliwość sprawdzenia, czy przyjęta wysokość zaliczek odpowiada rzeczywistej sytuacji finansowej wspólnoty.
Pomocne są regularne zestawienia pokazujące między innymi poziom kosztów, wpływy właścicieli, zaległości oraz stan środków na rachunku bankowym.
Dzięki temu można podejmować decyzje na podstawie aktualnych danych, a nie dopiero przy rozliczeniu rocznym.
Jak uniknąć błędów przy naliczaniu zaliczek?
Najważniejsze są aktualne dane, prawidłowy sposób podziału kosztów oraz systematyczna kontrola.
Naliczenia powinny być możliwe do wyjaśnienia i odtworzenia. Zarówno Zarząd, jak i właściciel lokalu powinni mieć możliwość ustalenia, z czego wynika konkretna miesięczna kwota.
Dobrze prowadzona księgowość wspólnoty pozwala zachować ciągłość naliczeń, kontrolować rozrachunki właścicieli i szybciej wykrywać nieprawidłowości.
Solidum & Partnerzy prowadzi miesięczne naliczenia zaliczek, kartoteki i rozrachunki właścicieli, ewidencję wpłat i zaległości oraz przygotowuje czytelne zestawienia dla Zarządów wspólnot mieszkaniowych.
Możemy prowadzić samą księgowość wspólnoty — bez przejmowania zarządzania nieruchomością.
Jeżeli Zarząd chce uporządkować naliczenia i uzyskać przejrzystą kontrolę nad finansami wspólnoty, zapraszamy do kontaktu.