Zmiana osoby lub firmy prowadzącej księgowość wspólnoty mieszkaniowej nie musi oznaczać chaosu w dokumentach ani problemów z rozliczeniami. Kluczowe znaczenie ma odpowiednie przygotowanie procesu przekazania danych oraz ustalenie, od którego dnia nowa obsługa przejmuje odpowiedzialność za bieżące księgowanie.
Dobrze zorganizowane przejęcie księgowości pozwala zachować ciągłość rozliczeń, sprawdzić zgodność sald i ograniczyć ryzyko, że ważne informacje pozostaną wyłącznie u dotychczasowej osoby prowadzącej księgowość.
1. Ustal datę przejęcia księgowości
Pierwszym krokiem powinno być jednoznaczne ustalenie daty, od której nowa osoba lub firma zaczyna prowadzić księgowość wspólnoty.
Najwygodniej, jeśli przejęcie następuje na koniec miesiąca rozliczeniowego. Nie zawsze jest to jednak konieczne. Ważniejsze jest, aby obie strony dokładnie wiedziały, kto odpowiada za zaksięgowanie poszczególnych dokumentów, wpłat i kosztów.
Zarząd powinien również ustalić, kto przygotowuje ostatnie zestawienia przed przekazaniem księgowości i w jakiej formie dane zostaną przekazane nowej obsłudze.
2. Przygotuj komplet dokumentów i danych
Przejęcie księgowości powinno obejmować nie tylko faktury czy wyciągi bankowe. Nowa obsługa potrzebuje pełnego obrazu sytuacji finansowej wspólnoty.
Do przekazania warto przygotować w szczególności:
- kartoteki właścicieli lokali,
- aktualne salda właścicieli,
- informacje o miesięcznych zaliczkach,
- ewidencję wpłat i zaległości,
- wyciągi bankowe,
- ewidencję kosztów wspólnoty,
- dokumenty dotyczące rozliczeń mediów,
- informacje dotyczące funduszu remontowego,
- zestawienia zobowiązań i należności,
- rozliczenia roczne z poprzednich okresów,
- dane niezbędne do bieżącego raportowania dla Zarządu.
Jeżeli księgowość była prowadzona w programie komputerowym, warto również ustalić możliwość przekazania danych w formacie umożliwiającym ich dalsze wykorzystanie.
3. Sprawdź zgodność sald właścicieli
Jednym z najważniejszych etapów przejęcia jest sprawdzenie kartotek właścicieli.
Saldo każdego lokalu powinno wynikać z naliczonych opłat, zaksięgowanych wpłat, rozliczeń oraz ewentualnych korekt. Szczególnej uwagi wymagają lokale posiadające zaległości lub nadpłaty.
Jeżeli pojawią się różnice, najlepiej wyjaśnić je jeszcze w czasie przekazywania księgowości. Odkładanie takich spraw powoduje, że po kilku miesiącach ustalenie przyczyny niezgodności może być znacznie trudniejsze.
4. Uzgodnij rachunek bankowy wspólnoty
Saldo wynikające z księgowości powinno być zgodne ze stanem rachunku bankowego.
Dlatego przy przejęciu należy sprawdzić, czy wszystkie wpłaty właścicieli oraz płatności wykonywane przez wspólnotę zostały prawidłowo ujęte.
Warto również ustalić, czy na rachunku znajdują się operacje oczekujące na zaksięgowanie albo płatności, które dotyczą poprzedniego okresu rozliczeniowego.
5. Sprawdź zobowiązania wspólnoty
Nowa obsługa księgowa powinna wiedzieć, jakie zobowiązania wspólnota posiada wobec dostawców i innych podmiotów.
Dotyczy to między innymi faktur za:
- energię,
- wodę,
- ogrzewanie,
- utrzymanie części wspólnych,
- konserwacje i naprawy,
- ubezpieczenia,
- usługi zewnętrzne.
Trzeba ustalić, które dokumenty zostały już opłacone, które oczekują na zapłatę i czy nie istnieją zobowiązania przeterminowane.
6. Zadbaj o ciągłość naliczania zaliczek
Zmiana księgowości nie może spowodować przerwy w naliczaniu miesięcznych opłat właścicielom.
Nowa obsługa powinna otrzymać aktualne informacje o obowiązujących stawkach, uchwałach wpływających na wysokość opłat oraz zasadach rozliczania poszczególnych kosztów.
Szczególną uwagę warto zwrócić na momenty, w których zmieniają się zaliczki albo rozpoczyna się nowy okres rozliczeniowy.
7. Ustal zasady rozliczania mediów
Jeżeli księgowość obejmuje również rozliczanie mediów, sposób przekazania danych powinien zostać ustalony osobno.
Potrzebne mogą być między innymi:
- stany liczników,
- poprzednie rozliczenia,
- okresy rozliczeniowe,
- informacje o zaliczkach,
- dane dotyczące różnic bilansowych,
- zasady rozliczeń przyjęte przez wspólnotę.
Dzięki temu kolejne rozliczenie może zostać wykonane na podstawie pełnych danych, bez konieczności późniejszego odtwarzania historii.
8. Ustal sposób raportowania dla Zarządu
Przejęcie księgowości jest dobrym momentem, aby ustalić, jakie informacje Zarząd chce otrzymywać regularnie.
Może to być na przykład miesięczne zestawienie obejmujące:
- stan rachunku bankowego,
- należności właścicieli,
- zaległości,
- poniesione koszty,
- zobowiązania,
- wykonanie planu gospodarczego.
Dobrze przygotowany raport pozwala Zarządowi na bieżąco kontrolować sytuację finansową wspólnoty zamiast czekać do rozliczenia rocznego.
9. Nie trzeba zmieniać zarządcy, aby zmienić księgowość
Wspólnota może zdecydować się na zmianę osoby lub firmy prowadzącej księgowość bez konieczności zmiany sposobu zarządzania nieruchomością.
To rozwiązanie jest szczególnie przydatne wtedy, gdy Zarząd jest zadowolony z obecnej organizacji zarządzania, ale potrzebuje bardziej przejrzystej, uporządkowanej lub wyspecjalizowanej obsługi księgowej.
Solidum & Partnerzy może prowadzić samą księgowość wspólnoty mieszkaniowej bez przejmowania zarządzania nieruchomością.
Jak przygotować się do zmiany księgowości?
Jeżeli Zarząd rozważa zmianę obsługi księgowej, warto wcześniej przygotować podstawowe informacje: liczbę lokali, sposób obecnego prowadzenia księgowości, zakres rozliczanych mediów oraz informację, w jakiej formie dostępne są dotychczasowe dokumenty.
Na tej podstawie można ustalić sposób przejęcia danych oraz harmonogram dalszych działań.
Solidum & Partnerzy obsługuje wspólnoty mieszkaniowe w Oleśnicy, Trzebnicy, Twardogórze, Wrocławiu i okolicach.
Jeżeli rozważają Państwo zmianę księgowości wspólnoty, zapraszamy do kontaktu. Przeanalizujemy obecną sytuację i wskażemy, jakie dane będą potrzebne do bezpiecznego rozpoczęcia współpracy.