Dobra księgowość wspólnoty mieszkaniowej powinna dostarczać Zarządowi nie tylko informacji o zaksięgowanych dokumentach, ale przede wszystkim danych potrzebnych do bieżącego podejmowania decyzji. Zarząd powinien mieć możliwość sprawdzenia, jaka jest aktualna sytuacja finansowa wspólnoty, jakie są zobowiązania, zaległości właścicieli oraz stan realizacji planu gospodarczego.
Zakres przekazywanych informacji warto ustalić już na początku współpracy. Pozwala to uniknąć sytuacji, w której Zarząd otrzymuje wiele dokumentów, ale nadal nie ma jasnego obrazu finansów wspólnoty.
1. Zestawienie sald właścicieli lokali
Jednym z podstawowych dokumentów powinno być aktualne zestawienie rozrachunków z właścicielami.
Zarząd powinien móc sprawdzić między innymi:
- wysokość należności,
- dokonane wpłaty,
- aktualne zaległości,
- ewentualne nadpłaty,
- saldo każdego lokalu.
Takie zestawienie pozwala szybko ocenić skalę zaległości i podjąć działania, zanim nieuregulowane należności zaczną wpływać na płynność finansową wspólnoty.
2. Informacja o zaległościach
Samo saldo nie zawsze wystarcza. Przy większych wspólnotach warto również otrzymywać osobne zestawienie zaległości.
Powinno ono pozwalać Zarządowi ustalić:
- którzy właściciele posiadają zaległości,
- od kiedy występuje zadłużenie,
- jaka jest jego wysokość,
- czy prowadzone są działania przypominające lub windykacyjne.
Regularne monitorowanie zaległości umożliwia wcześniejsze reagowanie i ogranicza ryzyko narastania problemów z finansowaniem bieżących zobowiązań wspólnoty.
3. Stan rachunku bankowego wspólnoty
Zarząd powinien znać aktualny stan środków pieniężnych wspólnoty.
Informacja powinna obejmować co najmniej:
- saldo rachunku bieżącego,
- saldo funduszu remontowego, jeżeli prowadzony jest na odrębnym rachunku,
- najważniejsze wpływy i płatności,
- zobowiązania oczekujące na zapłatę.
Pozwala to ocenić, czy wspólnota posiada środki na realizację bieżących płatności oraz planowanych prac.
4. Zestawienie kosztów wspólnoty
Istotnym dokumentem jest również zestawienie poniesionych kosztów.
Może ono obejmować między innymi:
- energię elektryczną,
- wodę i ścieki,
- ogrzewanie,
- wywóz odpadów,
- utrzymanie części wspólnych,
- przeglądy i konserwacje,
- ubezpieczenie,
- usługi administracyjne i księgowe,
- naprawy oraz prace remontowe.
Zarząd powinien mieć możliwość porównania kosztów rzeczywistych z planem gospodarczym oraz z wydatkami z wcześniejszych okresów.
5. Informacja o zobowiązaniach
Księgowość powinna również przekazywać Zarządowi informację o aktualnych zobowiązaniach wspólnoty.
Dotyczy to w szczególności:
- faktur oczekujących na zapłatę,
- terminów płatności,
- zobowiązań wobec dostawców,
- umów powodujących cykliczne obciążenia,
- należności publicznoprawnych, jeżeli występują.
Dzięki temu Zarząd może kontrolować terminy płatności i ograniczać ryzyko powstawania odsetek lub innych dodatkowych kosztów.
6. Informacje o rozliczeniach mediów
Jeżeli księgowość zajmuje się rozliczaniem mediów, Zarząd powinien mieć dostęp do danych umożliwiających sprawdzenie sposobu wykonania rozliczenia.
W praktyce mogą to być:
- koszty wynikające z faktur dostawców,
- dane z liczników,
- przyjęte okresy rozliczeniowe,
- zastosowane zasady podziału kosztów,
- zestawienie rozliczeń poszczególnych lokali.
Rozliczenie powinno być możliwe do odtworzenia i zweryfikowania na podstawie dokumentów źródłowych.
7. Informacja o funduszu remontowym
Jeżeli wspólnota posiada fundusz remontowy, Zarząd powinien wiedzieć:
- ile środków zostało zgromadzonych,
- jakie były wpływy,
- jakie wydatki zostały poniesione,
- jakie zobowiązania dotyczą funduszu,
- jakie środki pozostają do wykorzystania.
Jest to szczególnie ważne przy planowaniu większych remontów i inwestycji.
8. Raport dla Zarządu
Oprócz dokumentów źródłowych warto ustalić regularny, czytelny raport.
Raport może zawierać:
- stan środków pieniężnych,
- saldo należności właścicieli,
- wartość zaległości,
- zobowiązania wspólnoty,
- najważniejsze koszty,
- wykonanie planu gospodarczego,
- informacje wymagające decyzji Zarządu.
Nie chodzi o tworzenie rozbudowanych dokumentów, lecz o przekazanie najważniejszych informacji w sposób umożliwiający szybką ocenę sytuacji finansowej wspólnoty.
9. Dokumenty do rozliczenia rocznego
Na zakończenie roku Zarząd powinien otrzymać dane potrzebne do przygotowania rozliczenia działalności wspólnoty.
Zakres może obejmować między innymi:
- zestawienie przychodów i kosztów,
- stan należności i zobowiązań,
- saldo rachunków bankowych,
- rozliczenie funduszu remontowego,
- wykonanie planu gospodarczego,
- dane potrzebne do przygotowania sprawozdania dla właścicieli.
Jak często Zarząd powinien otrzymywać informacje?
Nie wszystkie dokumenty muszą być przygotowywane każdego miesiąca.
Częstotliwość warto dostosować do wielkości wspólnoty i potrzeb Zarządu. Najważniejsze jest jednak, aby Zarząd miał regularny dostęp do aktualnych danych i nie musiał czekać do końca roku, aby dowiedzieć się o problemach finansowych.
Solidum & Partnerzy przygotowuje raporty i zestawienia dla Zarządów wspólnot w zakresie uzgodnionym z klientem.
Jeżeli Zarząd chce uporządkować sposób raportowania i uzyskać bardziej przejrzystą informację o finansach wspólnoty, zapraszamy do kontaktu.